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Les organisateurs de trail n’arrêtent pas de râler
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Vous voulez organiser un trail ? On vous explique tout
Vous voulez organiser un trail ? On vous explique tout
De plus en plus de trails s’organisent ici et là ; tantôt petits tantôt énormes, ils ont chaque fois l’air de requérir un degré d’organisation hyper élevé. Est-ce vraiment le cas ? Voyons de plus près comment ça se passe.
La première chose à faire de vous affilier à la FFA, ou à minima d’informer la FFA de vos intentions et de respecter son règlement. Ce qui signifie, par exemple, que les distances par catégorie (ainsi que les catégories d’âge). Dans l’idéal, si vous accueillez des mineurs sur des distances, il est préférable de demander une autorisation parentale de décharge de responsabilité.
Ensuite, comme vous le savez (ou pas), toute manifestation sportive chronométrée et qui se déroule, même partiellement, sur une voie publique, devra être déclarée auprès de la commune qui vous accueille et, dans le cas des trails surtout, vous pourriez être amenés à formuler des demandes pour la préfecture, l’Office Nationale des Forêts et Natura 2000.
Une autre partie du travail consistera en pas mal eu lobbying (au sens large). J’entends par là rencontrer des élus, demander des subsides, obtenir des autorisations, des sponsors, des demandes de partenariat…
Un point non-négligeable est la question des assurances. D’ailleurs, l’attestation d’assurance doit être jointe à la demande d’autorisation en préfecture (en théorie, les associations ont déjà une assurance RCO (Responsabilité Civile Organisateur) qui couvre les dégâts aux lieux, aux biens et aux personnes (tant aux coureurs qu’aux organisateurs). Evidemment, le coût de l’assurance variera selon la nature de l’événement, le matériel à assurer, et aussi selon le nombre de participants attendus (c’est d’ailleurs une des raisons pour lesquelles les coureurs sont invités à s’inscrire le plus tôt possible et que dès lors, les prix sont plus bas au début).
Dans la mesure du possible, trouvez un outil en ligne spécialisé dans l’inscription à des événements sportifs (en Belgique, O’top et Chronorace font par exemple ça très bien), niveau gain de temps, informations, gestion des paiements et visibilité.
Vous devrez aussi vérifier les certificats médicaux, bien sûr (pour ceux qui veulent organiser des trails en France), ou vérifier la présentation des licences FFA des participants.
Une fois que vous aurez toutes ces infos, vous pourrez produire votre règlement, qui contiendra l’ensemble des réponses aux questions qu’un coureur peut se poser.
Quand votre parcours sera validé, produisez une carte officielle ; elle vous servira énormément (tant pour obtenir certaines autorisations, pour présenter les circuits aux coureurs, pour placer les ravitos, les bénévoles, les signaleurs aux points névralgiques, etc…)
Concernant le chronomètre, dans l’idéal, faites appel à un chronométreur professionnel (de plus en plus d’entreprises font des offres complètes avec inscription et chronométrage), c’est peut être plus cher, mais c’est beaucoup de soucis en moins.
Une fois tout ça officialisé, il vous faudra avoir une stratégie de communication assez bien ficelée. Ça passera par la distribution de flyers lors d’événements, par le bouche à oreille (via les clubs d’athlétisme, ça reste le plus efficace), et surtout par les réseaux sociaux ! Il faudra être assez stratège pour créer l’envie, pour que votre épreuve séduise le plus large public possible. Vous pouvez (voire devez) aussi référencer votre épreuve sur les sites dédiés à cela (jogging.org, betrail.run, pour ne citer qu’eux). Cependant… Assurez-vous que la date est arrêtée, que le règlement est rédigé, que vous avez toutes les autorisations et que les infos sont à jour.
Les jours qui précèdent votre course, vous procèderez au balisage du parcours. Plusieurs options s’offrent à vous ; barrières, bombes de peinture, rubalise, piquets en bois, chaux… Un des plus gros risques à prendre en compte est le risque de sabotage. C’est pour ça que sur le bitume, la bombe de peinture reste le plus sûr, et en forêt (ou sur des sentiers), le marquage à la chaux est peut-être ce qu’il y a de mieux (niveau économique et environnemental).
